ふわっとした状態のままで、ご相談いただいて構いません
「何が課題なのか整理してから相談しよう」と思っているうちに、一年が過ぎてしまうことがあります。実際のところ、課題の整理自体が一番難しい工程です。ここからご一緒するのが、私の仕事の中心でもあります。
まず、業務を見えるようにする
最初に行うのは、業務の棚卸しです。経営層だけでなく、実際に手を動かしている方にも同じように伺います。同じ業務でも、上から見た姿と現場で起きていることが違うのは珍しくありません。
伺った内容は、業務フロー図と一覧表に落とし込みます。この時点で、二重入力になっている箇所、イレギュラーの対応、その人しか分からない作業、誰も使っていない帳票などが見えてきます。多くの場合、ここで社内の認識が初めて揃います。
優先順位は「頻度 × 手間 × 属人度」で決める
見つかった課題を全部やろうとすると、また止まります。私は次の3つの軸で並べ替えて、上から順に手をつけることをおすすめしています。
- どれくらいの頻度で発生しているか
- 1回あたりどれくらい手間がかかっているか
- その人が休むと止まってしまうか
頻度・手間が大きく、属人化している業務から着手すると、効果が早く出ます。効果が見えると、次の改善が進めやすくなります。
作る前に、既存のツールで解けないか考える
課題が整理できた段階で、はじめて手段の話になります。ここで大切にしているのは、すぐに開発へ向かわないことです。クラウドの既製ツールで解決できるなら、そのほうが早く、安く、壊れにくくなります。
既存のツールでは業務が回らない部分だけを、オリジナルで開発します。この順番を守るかどうかで、かかる費用がかなり変わります。
最後は、御社だけで回せる状態にする
マニュアルの整備、運用ルールの策定、社内研修まで含めて支援します。目指しているのは、支援が終わったあとも社内で改善を続けられる状態です。
整理されていない段階からのご相談を歓迎しています。現状を伺うところから始めますので、お気軽にお声がけください。